En autonomie : Notion de A à Z

Afin de commencer la formation dans les meilleures conditions, nous prenons le temps de vous transmettre plus en détail comment bien la suivre. C'est le moment aussi de vous préciser comment poser vos questions et bénéficier de notre accompagnement.

Notion est un outil simple, mais si flexible que cela peut vite être déroutant quand on débute. Dans ce premier chapitre, on prend le temps de vous enseigner les principes les plus fondamentaux de l'outil. On met au clair également le vocabulaire pour parler le même langage dans ce qui vient ensuite. Vous finirez par une première mise en pratique simple, mais importante pour aborder la suite.

Vous le comprendrez vite, dans Notion tout est un "bloc", c’est-à-dire une unité de contenu qui va constituer votre page. Il en existe de multiples sortes et on prend le temps dans ce chapitre de vous les présenter à l'aide d'exemples. Puis ça sera à votre tour de participer à la "block party" avec un exercice de mise en pratique.

Notion dispose d'une fonctionnalité de base de données qui peut être redoutablement efficace si elle est bien utilisée. Néanmoins, c’est un sujet complexe qui mérite d'être correctement étudiée. Pour cela, nous prenons le temps de vous initier clairement et progressivement. Puis, nous vous montrons comment exploiter les données que vous aurez correctement structurées à l'aide des vues.

Notion dispose d’une mécanique de “vues” qui vous permet d’afficher vos données de différentes manières. Ainsi, vous aurez toujours la possibilité de visualiser vos tables de la manière la plus adéquate. Vous manipulez des données avec des dates ? C’est la vue calendrier qui va vous aider. Vous avez modélisé un processus ? Peut-être que la vue Kanban vous rendra bien service. Et il y en a bien d’autres à découvrir.

Vous aurez appris de nombreuses choses dans les trois premiers chapitres de la formation, il est donc important de consolider toutes ces connaissances à l'aide d'un exercice. Vous recevrez donc un brief spécialement créé pour la formation, mais qui vous le verrez pourrait bien vous servir dans votre vie de tous les jours. Nous essayons toujours de vous faire pratiquer avec des exemples reflétant des usages intéressants des outils.

Avant de terminer la formation, on prend le temps de vous montrer des choses un peu moins fondamentales pour vous faire saisir la richesse de l'écosystème de Notion. On parle ici de templates mais aussi de petits outils annexes qui viennent se brancher à Notion.

Nous avons plein de ressources passionnantes à vous transmettre avant d’attaquer le second niveau de formation.

Les choses deviennent sérieuses, c’est parti pour le second niveau !

Pour démarrer cette formation, nous faisons une plonger en profondeur dans les bases de données de Notion. Dans un premier temps, nous vous montrons comment exploiter correctement les données de vos bases. Vous apprendrez également à en ajouter rapidement ou en masse avec les fonctions d'imports. Notion permet de structurer et exploiter d'important volume de données alors autant en profiter !

Une fois la gestion de vos données bien maitrisées, nous vous expliquons les fonctions de "relations". C'est un élément un peu technique mais fondamentale qui va vous permettre d'adapter parfaitement les bases de votre espace Notion à votre contexte. Vous pourrez ainsi faire des modèles de données avancées, que ce soit pour lier des tâches à vos projets ou mieux gérer votre gestion de contenu multicanal par exemple. Un exercice vous sera proposé à la fin de ce chapitre pour valider que vous maitrisiez ces fonctionnalités essentielles.

Une fois vos données structurées, vous allez pouvoir tirer profit des "formules" afin d'effectuer des calculs et des opérations dessus. Si vous connaissez déjà les formules de Google Sheets ou Excel, vous ne serez pas perdu. Mais ne vous inquiétez pas, même si ce n'est pas le cas, on explique toujours en pensant aux personnes les plus débutantes. Après les vidéos et les exercices, vous serez à l'aise avec le sujet. Même s'il faudra continuer à pratiquer évidemment !

Notion a sorti, en 2023, une grande mise à jour de son système de formule. C’est devenu extrêmement puissant, mais aussi beaucoup moins facile à appréhender. Mais ne vous inquiétez pas, on a sorti le grand jeu pour vous initier à la programmation. Car oui, finalement, les formules de Notion, c’est de la programmation. Vous allez faire des boucles, manipuler des objets et même instancier des variables.

Vous pensez maîtriser Notion ? En tout cas, nous espérons que ce sera votre état d'esprit à ce stade de la formation. Néanmoins, on se permet de challenger un peu cela avec un exercice de mise en pratique avancée. Il s'agit d'une commande client que nous passons à Jérémy et que vous devrez également réaliser. Vous le verrez ensuite à l'œuvre pour voir comment il a réussi cette mission. En voyant un expert à l'œuvre, vous apprendrez beaucoup de petites astuces pour passer au niveau suivant.

Dans le niveau confirmé de la formation, vous allez utiliser toute les techniques acquises dans les niveaux précédents afin de construire des espaces de travail performants et connectés à votre système d'information.

Notion dispose désormais d'intéressantes fonctionnalités d'automatisations pour vos espaces de travail. Que ce soit pour créer des blocs à la volée, des pages entières ou manipuler les données de vos bases, vous pourrez faire tout cela simplement à l'issue de ce chapitre. Pour vérifier que c'est bien maitrisé, Vince vous propose un petit challenge à la fin de ce chapitre.

Le premier chapitre vous a presenté comme automatiser depuis Notion. Mais existe également différent moyen puissant de connecter Notion à vos outils habituels. Votre espace de travail Notion doit trouver sa place à l'intérieur de votre système d'information et pour cela vous devrait probablement réaliser des connexions. Que ce soit direct grâce à des fonctionnalités natives de Notion ou externe grâce à Make ou Zapier, nous vous montrons toutes les possibilités.

Vous n'avez pas pu le rater, Notion dispose d'une intelligence artificielle générative intégrée. Elle vous permet de réaliser de nombreuses tâches dans votre espace de travail. Vous pourrez l'utiliser pour vous aider à rédiger vos contenus, écrire vos comptes rendus de réunions ou même rédiger des résumés à la volée de données dans vos bases. Tout cela et bien plus encore comme vous le verrez. Vince, notre maître des QCM, vous posera quelques colles afin de valider que c'est bien acquis.

Vous allez très probablement utiliser Notion au sein d'une équipe ou d'une organisation. Pour cela, il y a des règles à respecter et des fonctionnalités à maitriser. Sinon c'est le bazar assuré. Heureusement, nous sommes là pour vous apprendre tout ça. C'est la dernière pierre à l'édifice afin que vous puissiez construire de véritables systèmes d'opérations dans le chapitre suivant. Un QCM commenté de Vince, sera le sésame du chapitre 5.

Après tant de compétences acquises dans l'utilisation de Notion, nous pensons que vous êtes prêt.e.s à construire vos propres espaces de travail. Dans le monde de Notion, le terme d'OS c'est popularisé. Il veut dire "Operating System" ou encore "Système d'Opérations" en français. Car, oui il est possible avec Notion, de gérer pratiquement toutes vos activités grâce à toutes les fonctionnalités que vous avez vu jusqu'ici. Mais ce qui est vraiment important, c'est la démarche que vous allez adopter pour comprendre vos besoins et trouver des solutions. Pour cela, nous vous proposons d'étudier ce que nous avons mis en place chez Contournement et d'en extraire les grands principes de la construction d'un OS performant.

C'est l'heure du grand challenge ! Vince vous a préparé un projet à réaliser. Pour cela, il vous propose un "brief" à la manière de ce qu'un client pourrait vous demander de mettre en place avec Notion. Une fois que vous l'aurez fait, vous pourrez découvrir comment Vince aurait réalisé ce challenge.

Vous l'aurez compris, Notion est un outil incroyablement flexible et puissant. Il y a tant de possibilités que l'on peut vite se perdre. Maintenant que vous avez une maitrise technique de l'outil et des grands principes de la création d'espace de travail, il faut vous inspirer des meilleurs. Nous ne souhaitons pas vous donner des recettes à suivre aveuglément. Nous préférons vous donner les bases techniques et vous présenter de nombreux cas d'usages. En étudiant les espaces de travail d'expert.e.s de Notion, vous trouverez l'inspiration afin de réaliser l'espace de travail parfait pour vos besoins.

Au terme de la formation, les stagiaires doivent être en mesure de mettre en application les compétences suivantes :

• Comprendre l’architecture et les usages potentiels de Notion
• Architecturer et mettre en place des bases de données relationnelles de complexité intermédiaire (relations, formules, agrégations, templates)
• Administrer les paramètres de collaboration et de partage dans Notion

La durée de la formation est de 3 jours (soit 21 heures) - dont 15h d'explications et démonstrations, et 6h de mise en pratique. Il n’y a pas de pré-requis de diplôme ou de qualification technique particulier. En revanche, les stagiaires doivent maîtriser des compétences numériques de base, notamment :

• Saisie au clavier
• Navigation sur Internet
• Maîtrise basique de services et plateformes grand public sur le web (création de compte, publication de contenus - post, offre, message,réinitialisation de mot de passe, etc.)
• Publication de contenus sur une plateforme
• Maîtrise de la visioconférence (partage d’écran notamment)

Tous types de publics, et en particulier :

• Porteur·se·s de projets entrepreneuriaux, numériques notamment
• Salarié·e·s en poste dans des activités touchant au numérique, à l’innovation, à l’entrepreneuriat ou à l’intrapreneuriat
• Salariés en poste désireux d’améliorer leur productivité et leurs compétences numériques
• Demandeur-se-s d’emploi en recherche d’un enrichissement de leurs compétences numériques

Un test de positionnement est réalisé en amont de la formation afin de s’assurer que les objectifs pédagogiques de la formation correspondent au besoin du stagiaire et que le niveau des prérequis est suffisant.

L’inscription se fait dans la limite des places disponibles et dans le respect des délais de rétractation applicables (14 jours en cas de financement individuel).

Le dispositif d’évaluation est composé d'un questionnaire, proposé en fin de session pour s’assurer de la bonne rétention des messages principaux de la formation. Il contiendra 10 questions, et les modalités de réussite en seront les suivantes : un score de 60% devra être atteint pour valider la formation.

Une attestation de réalisation est remise à chaque participant·e à l’issue de la formation.

Une attestation de réussite est remise aux participant·e·s  satisfaisant les critères de réussite de la formation.

Les stagiaires ont accès à une plate-forme numérique leur permettant :‍

• de lire et de naviguer entre les contenus textuels.
• de consulter des vidéos et des présentations.
• d’accéder à des liens vers des ressources externes.
• de remplir des quizz.

Un canal de conversation instantanée collective, ainsi que des questions par vidéos asynchrones interposées (via VideoAsk) sont mis à la disposition des stagiaires, afin qu’ils puissent s’entraider, et qu’un formateur puisse répondre à leurs questions et problématiques.

Le formateur est en effet mobilisé sur les appuis et réponses dans ce canal de conversation instantanée collective. Ces interventions se font essentiellement par écrit, avec le partage de liens, d’images et éventuellement de vidéos.

Cette formation est ouverte au plus grand nombre, et notamment aux personnes en situation de handicap. Une attention particulière sera portée, dans le cadre du processus d'organisation des sessions, pour comprendre la nature de la situation de handicap et envisager les modalités d'adaptation ou de compensation les plus adéquates.

N’hésitez pas à nous indiquer les éventuelles situations de handicap de vos collaborateurs pour que nous en discutions, avec notre référent handicap, en toute confidentialité.