RPA, automatisation, robots…
Voici plusieurs concepts dont on entend de plus en plus parler dans les entreprises. Mais comme souvent en termes de nouvelles technologies numériques, on ne sait plus exactement quel mot désigne quelle réalité !
Une première précision : il s'agit de concepts qui sont assez simples à comprendre.
Et une deuxième : il s'agit même de technologies que des profils non-informaticien-ne-s peuvent utiliser pour se faciliter la vie, et travailler plus efficacement / gagner du temps au quotidien.
Voici donc quelques définitions simples et efficaces :
⚙️ L'automatisation, c'est le concept général d'automatiser des tâches et des processus (ici dans un contexte de travail numérique). Par exemple : quand un document a le mot “Validé” dans son titre, je veux le mettre dans tel dossier.
Pour faire cette action, j'ai deux choix :
Choix 1 : je la fais à la main (et chaque jour je perds x fois x minutes à le faire manuellement, soient des heures entières en cumulé chaque mois)
Choix 2 : j'automatise cette action, et je passe 0 minutes à le faire. L'ordinateur la fait automatiquement pour moi.
Voilà pour ce qui est de l'automatisation.
Et j'ai deux moyens de la mettre en place :
⚡Première méthode : l'interconnexion d'outils pour qu'ils se parlent entre eux. Par exemple : quand je reçois un email dans Outlook de Julie, et qu'il y a une PJ, alors automatiquement la renommer “Julie-[date-du-jour], puis automatiquement la télécharger dans le dossier Google Drive “Rapports Julie”.
Je vais en général utiliser cette méthode quand il s'agit d'outils en ligne, et je vais les interconnecter avec des outils comme Zapier, Make ou Power Automate.
🤖 Deuxième méthode : le RPA. Le “Robotic Process Automation” dit bien ce qu’il veut dire : j’automatise des tâches comme si un robot cliquait à ma place sur des fichiers, des boutons, etc.
Quand vous lancez une automatisation en RPA, il faut vous imaginer en train de regarder votre écran, et que sur celui-ci le curseur se déplace et agit tout seul.
Je vais en général utiliser cette méthode quand une partie des actions que je dois automatiser se situent en local, sur mon ordinateur - ou que les environnements dans lesquels je dois travailler ne disposent pas d’API (pour le dire simplement : s'ils ne peuvent pas être interconnectés avec d’autres applications ou logiciels).
Du coup, quand on a automatisé un process en RPA, en entreprise, on dit parfois qu’on a “mis en place un robot”.
Les outils destinés à faire du RPA sont généralement différents de ceux mentionnés plus haut. On peut, par exemple mentionner UI Path, ou Automation Anywhere.
On pourrait encore dire de nombreuses choses sur le RPA - par exemple que certains requièrent moins d’interventions humaines, car ils sont capables de comprendre le langage humain et le contexte où ils sont, et donc de prendre certaines décisions de manière autonome.
On pourrait aussi souligner, pour mieux comprendre de quoi il s’agit, que le RPA requiert de laisser son ordinateur réaliser les tâches pendant qu’on ne l’utilise pas, là où l’interconnexion fait son job dans le cloud, même quand notre ordinateur est éteint.
On pourrait également vous inviter à vous renseigner sur les nouvelles frontières du RPA ouvertes par les intelligences artificielles génératives avec des outils comme SelfOperatingComputer & HyperWrite AI - par exemple avec cette vidéo où le Youtubeur Shubham Sharma laisse GPT 4 prendre le contrôle de son ordinateur.
Mais l’objectif de cet article était plutôt de vous aider à ne pas mélanger les choux avec les carottes, et à vous livrer quelques conclusions opérationnelles :
- les usages du RPA et de l’interconnexion sont extrêmement différents - et l’interconnexion recouvre généralement des cas d’usages plus répandus, à l’heure où une énorme partie du travail numérique en entreprise a lieu dans des outils en ligne (avec des outils comme Microsoft 365, la suite Google, et les myriades de solutions comme Trello, Hubspot, PipeDrive, Confluence, etc.)
- généralement, les outils de RPA sont moins accessibles techniquement que les outils d’interconnexion, pour des profils non-informaticiens.
- mais tous deux requièrent un minimum de formation pour pouvoir réaliser des choses concrètes plus rapidement (même si côté RPA il vous faudra au moins plusieurs jours de prise en main et d’accompagnement, là où avec des outils comme Zapier ou Make vous pourrez déjà automatiser des tâches répétitives et chronophages au bout de quelques heures).
Et un dernier conseil : si vous identifiez des tâches que vous pourriez automatiser (en RPA ou en interconnectant), commencez vite à le faire. Chaque semaine qui passe sans que vous le fassiez représente des heures entières perdues à faire des tâches manuellement 😉
