Contemplons un cas concret : quand les Hôpitaux de Paris digitalisent des process avec TimeTonic

L'Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP), premier promoteur d'essais cliniques en France et en Europe, devait relever un défi crucial : dématérialiser et optimiser la gestion de ses projets de recherche clinique, jusqu'alors gérés manuellement, tout en respectant des délais stricts.

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Le déclencheur : en interne, l’initiative est partie de la Direction de la Recherche Clinique et de l’Innovation (DRCI) a cartographié ses processus internes, avant de solliciter la Direction des Services Numériques (DSN) pour un outil unique, capable d'harmoniser les pratiques sur l'ensemble des sites.

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Cet outil devant permettre :

1. de dématérialiser les différents processus de recherche clinique
2. d’y rattacher un workflow d’automatisation des tâches pour le suivi et la gestion des projets
3. et ce dans le cadre d’une problématique de sécurité des données de recherche.

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En 2023, l'AP-HP opte pour une approche interne, en confiant la digitalisation d’un premier processus à un chef de projet motivé, qui s’appuie sur la plateforme no-code TimeTonic pour mettre en place lui-même la solution - plutôt que de se lancer dans une démarche de délégation à un prestataire via des moyens de production numériques traditionnels.

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Le résultat a été sans appel, et a dépassé toutes les attentes (comme souvent avec le no-code et l’IA générative quand on les amène de manière structurée et pragmatique) :

un projet opérationnel en moins d’un mois.

‍une autonomie réelle, et une capacité d’adapter rapidement pour les équipes, pour un coût incomparable avec le budget qu’aurait nécessité un développement classique.

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Une première application très concrète de cette transformation digitale a été la création d’un guichet unique pour la contractualisation des recherches à finalité commerciale, qui permette de réduire les délais de signature des conventions — un facteur clé de compétitivité internationale.Et ce dans un cadre qui requiert une collaboration étroite entre ‘AP-HP, les promoteurs industriels et les promoteurs académiques.

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Pour optimiser ces délais ainsi que la fluidité du processus, quoi de mieux que de créer une solution personnalisée de bout en bout, en l’adaptant soi-même, en autonomie, au fur et à mesure des retours utilisateurs, en mode agile.Avec, entre autres fonctionnalités qui changent la vie, pouvoir, dans un processus comme celui optimisé par l’AP-HP :

• Centraliser des documents et des informations en une source unique de vérité.
• Masquer des champs et filtrer dynamiquement les données en fonction de l'utilisateur connecté pour assurer simplicité et confidentialité.
• Permettre aux parties prenantes de venir directement compléter et mettre à jour les informations, en mode portail avec accès individualisé.
• Créer des relances automatiques.
• Automatiser les workflows de demande de validation avec notification ou envoi automatique d'email contenant le lien vers la bonne fiche à valider.
• Déclencher des différentes étapes via des interfaces et boutons dédiés aux différentes parties prenantes.
• Visualiser clairement en kanban où en est chaque processus.
• Planifier ses projets en vue Gantt.
• Mettre en place des indicateurs dynamiques et suivre facilement toute son activité avec des tableaux croisés et des tableaux de bords sur-mesure automatiquement à jour.
• Générer automatiquement des documents pdf de rapports, contrats, devis etc à partir de modèles Word ou Excel.
• Utiliser l IA pour mettre en forme un numéro de téléphone, faire la synthèse d'un document, générer un email, analyser une image, remplir automatiquement une note de frais ou ajouter un contact dans son CRM par OCR d'une carte de visite.

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C’est autant d'aller retours de mails, de manipulations répétitives, de saisies manuelles et de recherches dans des masses de documents non-centralisés évités - source de perte de temps,  d’erreurs et de stress, avec une charge mentale inutile.Et au niveau des équipes qui mettent en place ces solutions, un retour récurrent est également qu’il est beaucoup plus motivant d'être autonome, de pouvoir innover rapidement, et de créer soi-même les outils digitaux essentiels à son activité ou son entreprise.Sans compter un coût drastiquement réduit (les licences permettent la création d'un nombre illimité d'applications) et une mise en place 10x plus rapide.

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TimeTonic, en tant que plateforme no-code de gestion intégrée, a offert à l'AP-HP la flexibilité et l'efficacité nécessaires pour transformer ses processus. En permettant la création de workflows personnalisés, la centralisation des données, et la gestion de projets en équipe, cet outil a radicalement fluidifié la manière dont l'AP-HP aborde la gestion des projets de recherche.

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Avec en prime une meilleure traçabilité, une réduction des délais administratifs, ainsi qu’une collaboration accrue entre les différents intervenants.

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Aujourd’hui, TimeTonic est déployé pour des dizaines de cas d’usage (gestion RH, qualité, IT, etc.), avec une gouvernance interne solide (club utilisateurs, coordination des projets). C'est important de le mentionner, car il est encore assez rare de trouver des exemple de gouvernance réfléchie autour de l’adoption du no-code en interne - et nous sommes convaincus qu’au-delà de l’usage, chaque organisation doit mettre en place le cadre qui lui convient pour dynamiser, pérenniser et sécuriser ces nouvelles façons de produire de l’applicatif avec le no-code et l’IA générative.

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Conclusion

Le partenariat entre l'AP-HP et TimeTonic démontre doncque le no-code est un levier puissant de transformation, même dans le secteur de la santé, qui a des exigences strictes de sécurité et d’hébergement des données (que TimeTonic adresse (étant notamment hébergé 100% en France). En digitalisant ses processus complexes, l’AP-HP gagne en efficacité et renforce la position de la France dans la recherche clinique internationale.

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Ce cas illustre donc parfaitement comment la technologie no-code peut être un levier stratégique pour la modernisation et l'optimisation des processus dans les organisations de grande envergure - et contribuer, pour reprendre une expression que je mentionne souvent avec un sourire en coin, à faire de la France une “No-code nation”

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‍Si vous voulez en savoir plus sur TimeTonic, pour rappel nous organisons un webinaire de lancement le 14 février avec eux, autour de la formation en ligne que nous venons de sortir sur ce super outil !